Enkele weken geleden had ik het voorrecht om de kersverse Vlaamse Jonge Ondernemer, Pieter Janssens, Managing Director bij digital agency Intracto Group, te spreken over zijn visie en aanpak om een stimulerende werkplek te creëeren voor zijn medewerkers. Hij licht toe hoe hij samen met zijn teams erin slaagt om binnen Intracto een klimaat van “mini-ondernemerschap” uit te bouwen. Een inspirerend verhaal van een jonge en dynamische ondernemer met alvast heel wat tips om in je eigen bedrijfscontext aan de slag te gaan!

Intracto is op en top digitaal. Het bedrijf, met heel wat hippe nerds en kick-ass geeks, bouwt hoogstaande websites, e-commerceplatformen en mobiele applicaties. Opererend in een snel evoluerende markt, slaagt dit dynamische en jonge bedrijf erin dagdagelijks te bouwen aan innovatieve producten en diensten welke tegemoet komen aan de noden en wensen van de klant.

Hoe trachten jullie binnen Intracto de medewerkers te enthousiasmeren en hun passie voor het werk levend te houden?
“Enthousiasme en passie kan je voeden door als bedrijf in te zetten op twee belangrijke pijlers, met name het verhogen van de betrokkenheid van je medewerkers en in te zetten op hun persoonlijke groei. Bij Intracto stimuleren we de betrokkenheid aan de hand van vibegesprekken; de Monday Morning Meeting; de State of the Company en de teamupdate.

• Vibegesprekken
  Tweewekelijks heeft de HR-manager een meeting met vier wilekeurige medewerkers uit het bedrijf om te polsen naar wat er leeft in de teams en wat hun noden zijn. We zetten hier expliciet op in omdat het ons extra voelsprieten geeft en de temperatuur meet rond de teamwerking; de lopende projecten of datgene wat er leeft bij onze medewerkers. Met deze schat aan informatie kunnen en moeten we als bedrijf verder aan de slag om te blijven groeien.

• Monday Morning Meeting
  Wekelijks komen we op maandagochtend met een kerngroep samen waarbij we diverse topics bespreken die belangrijk zijn voor het bedrijf (vb. input uit de vibegesprekken; strategiebepaling; stand van zaken lopende projecten; toekomstplannen van het bedrijf;…). Na de meeting worden onze medewerkers geïnformeerd over de relevante topics via onze ludieke “State of the Company”.

• Teamupdate
  Elk kwartaal organiseren we een teamupdate voor al onze medewerkers waarbij we een informatief luik koppelen aan een leuke activiteit of opleiding. De teamupdate wordt uitgewerkt voor en door de medewerkers.

Daarnaast zetten we bij Intracto ook in op de persoonlijke groei van onze medewerkers en dit doen we aan de hand van ons competentiebeleid waarbij soft skills en technische skills evenwaardige luiken zijn. We vinden het namelijk heel belangrijk dat mensen dag in dag uit voldoende uitdaging vinden in hun werk en blijven groeien.”

Hoe stimuleren jullie creativiteit en ondernemerschap bij de medewerkers?
“Dit wordt binnen ons bedrijf gestimuleerd door de medewerkers de nodige vrijheid te geven en de teams te benaderen vanuit de bril van “mini-ondernemingen”. Onze teams worden aangestuurd door teamleads, welke individuele targets dienen te behalen en tegelijk de nodige ruimte en vrijheid hebben om op maat van hun team methodes te ontwikkelen en uit te rollen om hun team en de medewerkers naar best vermogen te laten functioneren. Elk team binnen Intracto heeft een eigen teamnaam (vb. Team Ducktape, team EMA, …) en een uniek logo wat ze zelf hebben ontworpen en we zichtbaar maken in het bedrijf. Op deze manier wakkeren we een gezonde competitie aan waarbij de teams elkaar uitdagen in ondermeer boeiende projecten; nieuwe technologieën; contacten met klanten; het behalen van targets;… Bovendien heeft elk team een eigen partybudget wat ze vrij kunnen besteden naast de activiteiten die door het Intracto Partyteam worden georganiseerd (vb. een Casino-avond; het jaarlijkse teamweekend; samen gaan supporteren voor de voetbal;…).”

Hoe integreren jullie de waarden waar jullie voor staan in de bedrijfscultuur?
“Om dit te realiseren zetten we heel sterk in op informatiedeling en het betrekken van onze medewerkers bij de groei van het bedrijf. We informeren onze medewerkers steevast als bepaalde strategische knopen zijn doorgehakt. We kiezen bewust voor deze communicatiestrategie en bekijken zorgvuldig wat gecommuniceerd wordt op welke moment om geen onrust of onduidelijkheden te creëeren. Daarnaast vind ik het heel belangrijk om met de teamleads samen te zitten en na te denken over waarden als klantentevredenheid; kwaliteit; vernieuwing en innovatie. Ik verwacht van de teamleads dat zij deze op hun beurt vertalen naar hun teams. Het beleid binnen Intracto rond communicatie; autonomie en het stimuleren van “mini-ondernemerschap” heeft ertoe geleid dat wij als bedrijf de award van “Vlaamse Jonge Ondernemer” en de “Willen Winnen Award”  hebben ontvangen. Dit concept wordt duidelijk gesmaakt bij onze medewerkers, onze klanten en het ruimere publiek.”

Wat vinden jullie belangrijke topics om te communiceren met jullie medewerkers en op welke manier pakken jullie dit aan?
“We vinden het belangrijk om transparant te communiceren omdat je hiermee heel wat kan ondervangen. Dit kan gaan over nieuwe aanwervingen; projecten; praktische issues tot de concrete vertaling van een overname. We kiezen wel zeer bewust en afhankelijk van de impact van de boodschap voor de gepaste informatiedrager. Een overname zal bijvoorbeeld niet in een “State of de Company” gecommuniceerd worden maar op een teamupdate. We investeren ontzettend in interne communicatie omdat dit resulteert in een toename van de betrokkenheid van je medewerkers en op die manier kan leiden naar heel wat opportuniteiten voor je bedrijf zoals nieuwe klanten; talentvolle medewerkers; nieuwe businessvormen;… Een goede tip is alvast om je interne communicatie te structureren opdat het op langere termijn een vaste waarde wordt in het bedrijf.”

Waarin moeten hedendaagse leiders uitblinken?
“Ik vind het belangrijk dat leidinggevenden plantrekkers zijn die beslissingen kunnen en durven nemen. Om dit te kunnen waarmaken, hebben ze voldoende vrijheid en een klankbord nodig om bij twijfel of vragen even af te toetsen. Ik vind het bovendien zeer belangrijk dat leidinggevenden toegankelijk zijn. Om die reden zitten de teamleads en ikzelf letterlijk tussen de medewerkers.”

En wat mag men dan niet verwachten van een leidinggevende?
“Ik denk niet dat je mag verwachten dat een leidinggevende alles naar zich toetrekt. Dit is een valkuil voor vele leidinggevenden. Je moet leiding geven en niet alles zelf willen doen of overnemen van je teamleden. Leiding geven wil voor mij dan ook zeggen, durven loslaten en systemen inbouwen om voldoende de vinger aan de pols te houden.”

Omschrijf eens enkele “Moments of Glory” voor jullie bedrijf en wat jullie hieruit hebben geleerd?
“We hebben binnen het bedrijf gelukkig al vele “Moments of Glory” mogen beleven. Een belangrijke mijlpaal voor mij persoonlijk is de omschakeling van de vele kleine projecten die we binnenhaalden naar de grotere en uitdagende projecten waarbij we de kans kregen om heel wat te leren en ons bedrijf naar een hoger level te tillen. Andere mijlpalen zijn de gewonnen awards waar we als bedrijf ontzettend fier op zijn en ten volle van genieten en die tegelijk signaleren dat we goed bezig zijn. Dit doet goed want we zijn soms heel kritisch voor onszelf. We vieren deze momenten met en dragen ze op aan onze medewerkers. Nog andere belangrijke mijlpalen voor Intracto zijn de eerste werknemer en onze eerste overname. En tot slot vind ik de eerste steenlegging van ons nieuwe kantoor ook een bijzonder moment omdat hier heel wat jaren voorbereiding aan vooraf gingen. We hebben uit al deze “Moments of Glory” geleerd dat je alleen door te doen vooruit geraakt. We zijn bij Intracto echte doe-het-zelvers.”

Hoe zetten jullie in op de verbondenheid tussen medewerkers en teams binnen Intracto?
“We vinden het belangrijk om met al onze medewerkers regelmatig activiteiten te doen welke georganiseerd worden door het Intracto Partyteam. Daarnaast kiezen we in de samenstelling van de vibegesprekken ook bewust voor een mix van medewerkers uit diverse teams die met elkaar in dialoog gaan en op die manier elkaar nauwer leren kennen. Als er opleidingen georganiseerd of gevolgd worden is dit ook vanuit een mix van het bedrijf waar mensen op die manier de kans krijgen om over de teams heen elkaar te ontmoeten.”

Waar ligt u ’s nachts van wakker?
“Eigenlijk zijn er maar twee issues die mij uit mijn slaap houden. Dit is voor mij enerzijds wanneer een medewerker zich niet goed meer voelt in het bedrijf en anderzijds de verantwoordelijkheid die op mijn schouders rust. Als medewerkers zich niet goed voelen, is dit persoonlijk heel zwaar om dragen, maar tracht ik dit om te buigen tot een positief gegeven. Ik tracht via dialoog op zoek te gaan naar antwoorden waarbij zowel de medewerker als het bedrijf beter worden en groeien.’

Hoe meten jullie de tevredenheid bij jullie medewerkers?
“We staan voor een open cultuur waarbij we verwachten van onze teamleads dat ze weten wat er leeft bij hun mensen. Daarnaast hebben we de vibegesprekken en evaluatiegesprekken die voor ons ook een goede barometer zijn voor wat er leeft in het bedrijf.”

Wat is jouw gouden tip voor andere bedrijven en organisaties?
“Bouw de interne communicatie in je bedrijf uit en investeer hierin om de betrokkenheid van je medewerkers te verhogen. Betrek bovendien je medewerkers actief want dit helpt je bij en triggert veranderingen en stimuleert innovatie. Bedrijven onderschatten volgens mij soms echt het kapitaal van hun mensen. Intracto zou naar mijn aanvoelen 30% kleiner geweest zijn als ik niet geluisterd had naar de innovatieve ideeën van mijn medewerkers. En deze ideeën waren er nooit gekomen als we ze niet actief betrokken hadden bij de organisatie.”

Bijzondere dank aan Pieter Janssens en het hele team van Intracto voor het boeiende gesprek; de vele tips en de open houding over de bedrijfscultuur- en structuur die naar mijn aanvoelen heel wat bedrijven kan inspireren om zelf mee aan de slag te gaan! Wil je meer te weten komen over dit groeiende bedrijf, neem dan zeker ook een kijkje op hun website; Facebookpagina of volg hen via Twitter (@Intracto).
Nele