De afgelopen weken is er heel wat ophef en commotie geweest rond het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken. Voor- en tegenstanders deelden hun mening via diverse media. Ook dit luik staat, net zoals vele andere HR-fundamenten (vb. werving en selectie, beloningsbeleid, opleidingstrajecten,…), ter discussie nu organisaties vandaag steeds meer de dialoog opzoeken om hun huidige organisatiemodel te herdenken opdat dit futureproof is :-). Zoals ik vorige week in mijn blogtekst beloofde, bezorg ik jullie deze week 5 gouden tips om op een goede manier feedback te geven. Iedereen spreekt erover en erkent het belang maar toch is dit in de dagdagelijkse praktijk nog steeds een zoektocht voor heel wat leidinggevenden maar ook medewerkers. Ik ben er alvast van overtuigd dat volgende 5 tips jou al een heel eind op weg helpen in het geven van feedback (zowel in de positieve als negatieve zin)!
- Alles staat of valt met een goede voorbereiding!
Alvorens je met de andere persoon in gesprek treedt, is het zeker aan te raden even stil te staan bij de boodschap die je wil brengen en wat hierbij mogelijke reacties van jouw gesprekspartner kunnen zijn (vb. zou hij/zij kwaad, droevig, teleurgesteld, stil,… kunnen reageren?). Uiteraard zijn mensen niet helemaal voorspelbaar, maar je kan toch wel stellen dat als je reeds geruime tijd met deze persoon samenwerkt je zijn/haar reactie wat kan inschatten. En laat jouw voorbereiding hier niet stoppen! Probeer alvast ook na te denken wat jouw reactie-arsenaal kan inhouden. Denk hierbij goed na over de woorden die je gebruikt aangezien deze ofwel escalerend dan wel een ontmijnend effect kunnen hebben.
- Vermijd mist!
Al te vaak worden boodschappen met heel veel omwegen en in te vage termen gebracht. Dit maakt het voor de ontvanger bijzonder moeilijk om goed te begrijpen wat je nu precies wil zeggen en waar je naartoe wilt. Probeer daarom je boodschap zo helder mogelijk te brengen, gestoffeerd met concrete voorbeelden (vb. tijdens die vergadering ben ik geschrokken van je reactie, op dag x was je x minuten te laat,…).
- Wik je woorden!
Ik ben er rotsvast van overtuigd dat we heel wat kunnen zeggen tegen mensen alleen is de manier waarop en het gebruik van de juiste woorden cruciaal in het feit of de boodschap al dan niet in het “juiste schuifje” valt. Probeer zeker woorden als “nooit”, “altijd”, “overal” en “steeds”, uit jouw gesprek te bannen. Het lijkt dan immers of jouw gesprekspartner samenvalt met dit gedrag en er geen nuance is. Het gevolgd is dat mensen niet snel geneigd zullen zijn om iets aan hun gedrag te veranderen.
- Steek regelmatig eens over!
Tracht al jouw voelsprieten uit te steken en toets op op regelmatige basis in het gesprek of je gesprekspartner jouw boodschap goed begrepen heeft en verstaat wat je wil zeggen. Soms horen mensen, bijvoorbeeld omdat ze overmand worden door emotie, niet meer wat je wil zeggen.
- Verwelkom ideeën!
Probeer, ondanks je goede bedoelingen, te vermijden om je gesprekspartner te zeggen wat hij/zij moet doen. Als je wil dat mensen jouw boodschap goed begrijpen en hun verantwoordelijkheid gaan opnemen, laat hen dan zelf ideeën formuleren hoe ze zichzelf ermee aan de slag zien gaan. Op die manier geef je gedragsverandering de grootste kans!
Veel succes! En ik ben heel benieuwd om jullie praktijkervaringen te horen!
Nele
Meer inspiratie kan je zeker en vast terugvinden in onderstaande blogposts: